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匍匐前進日記

行政職で森林・林業にかかわってます。浅いIT知識(趣味の範囲)を使って楽しようと思ってます。So-netから移行してきました(20160620)。移行前のは20100107~。記事は時々加筆修正することがあります。

Filemakerで文書管理データベースを作ってます

ソフトウェア・データベース

年度末からFilemakerでぽちぽちと作ってた文書管理データベース。
文書だけでなく、「あの写真どこ行った?」とか「国からの通知文ってないの?」っていうのに対応した、ナレッジベースみたいな感じにしたくていろいろ試行錯誤してた。

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苦労したのは、

1.通常状態での編集のロック。

2.取り込んだ文書ファイルを外部保存するのにFilemakerに自動でフォルダ作成をさせるところ。

3.調査ものを、自分の課への依頼→市町村等への外部へ照会→外部からの回答→外部からの回答をとりまとめして依頼元へ回答、といった流れでデータを管理・格納する器づくり

 

自分じゃどうにもならなかったのは1.ですが、一番時間かかったのは3.だったりする。仕事の流れに即したものになってるかどうかは使いながら検証するしかない。

3.の対応をするのにあたって文書データを格納するオブジェクトフィールドをかなりたくさん作ってしまって、文書管理用のデータベースとしては容量の増大が心配だったので、Filemakerの外部保存の機能を使いました。

デフォルトだと、違うレコードでも同じ名前のオブジェクトフィールドに同じ名前のファイルを保存すると後から入れたデータが保存されてない(上書きもされない)ことが分かって、2.のとおり、レコードIDを付与した保存先フォルダ名を新規作成させて、その中に保存させることにしました。

レコードIDは自動採番なので、同じデータベース内で一意になるので、それをフォルダ名に使えば、ファイル名が同じであってもきちんと保存することができます。

Filemakerは何でもできるわけではないんでしょうが、用意された機能をパズルのように組み合わせて比較的短時間で試行錯誤できる便利なソフトです。

しかし、素人くさいレイアウトを何とかすることができないか?

センスのなさはどうしようもないか...